Die 17 Ge- und Verbote zu E-Mail-Signaturen

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Als Unternehmen, das sich auf E-Mail-Signaturen spezialisiert hat, sehen wir eine Menge Signaturen. Wir sehen, was viele Firmen richtig und falsch machen. Aus diesem Grund haben wir in alter Tradition eine Checkliste zusammengestellt, die die häufigsten Aspekte herausstellt, die selbst clevere, kenntnisreiche Signaturbenutzer oft falsch machen.

  1.  Seien Sie sozial

    Soziale Medien sind heutzutage ein Thema für alle Marketingspezialisten – nutzen Sie Ihre E-Mail Signatur, um eine Verbindung herzustellen. Als Erstes sollten Sie Ihren Kontakten einen Vorgeschmack auf Ihre Inhalte bieten: Setzen Sie einen aktuellen Tweet oder Blog-Eintragausschnitt (der komplette Eintrag wäre zu groß) unter Ihre Signatur.

    Fügen Sie dann einen Social-Media-Link hinzu, um ein Folgen auf Twitter oder ein Teilen per Facebook in nur einem Klick zu ermöglichen. Unilever steigerte in gerade einmal 10 Monaten seine Follower-Zahl mit einem „Follow“-Link von 40.000 auf 235.000 – kostenlos.

  2.  Keine Alleingänge

    Der wohl größte Fehler in Bezug auf Signaturen ist eine uneinheitliche Anwendung in einem Unternehmen, da jeder Mitarbeiter seine Signatur selbst erstellt hat. Die eine Signatur enthält vielleicht ein Logo aus dem Jahr 1994, eine andere ein Logo, das 1.013 Pixel breit ist – neben einer falsch geschriebenen Adresse.

    Verwenden Sie unternehmensweit die gleiche Vorlage. Stellen Sie sicher, dass jede einzelne Signatur über ein professionelles, stilvolles, einheitliches Format verfügt, das von Ihnen genehmigt wurde.

  3.  Die richtigen Werkzeuge verwenden

    Es mag vielleicht allzu offensichtlich klingen, aber eines sollten Sie nicht vergessen: Dies ist eine Signatur – kein Word-Dokument, keine Webseite und kein eigenständiges Bild. Wenn Sie über HTML-Kenntnisse verfügen, sollten Sie einen angemessenen Code verwenden – vermeiden Sie die unten beschriebenen Fallstricke.

    Wenn Sie keine HTML-Kenntnisse besitzen, sollten Sie nicht Microsoft Word oder Outlook zum Design Ihrer Vorlage verwenden. Diese Programme nutzen nämlich ihre eigene Art der Formatierung: Das bedeutet, dass jedes andere Programm (oder andere Version des gleichen Programms) das Layout unterschiedlich interpretiert und falsch darstellt.

  4.  Schlank halten

    Egal, ob es das Vorschaufenster von Outlook ist, bevor Sie eine Nachricht öffnen, oder das Fenster, nachdem Sie darauf doppelklicken – extrem breite Signaturen werden schlecht dargestellt.

    Der Industriestandard beträgt 650 Pixel – wir würden sogar eine noch dünnere Signatur von 600 px empfehlen, um sicherzustellen, dass nichts „abgeschnitten“ wird.

  5.  Tabellen verwenden

    Verwenden Sie für alle Layout-Belange Tabellen. Sie können einfach die Rahmen transparent lassen, wenn kein Raster sichtbar sein soll – die Tabelle soll nur für die Platzierung der einzelnen Elemente genutzt werden.

    Auf diese Weise ist eindeutig klar, wie breit alles sein soll – und es wird gewährleistet, dass jeder Teil der Signatur an der richtigen Stelle ist: So werden Stellenbeschreibungen nicht zusammengequetscht und es sind keine Bilder unerklärlicherweise an der falschen Stelle zu sehen.

  6.  Einfach halten

    Halten Sie das Layout so kompakt wie möglich. Bilder und Links sollen für sich alleine wirken – nicht durch die Art ihrer Anordnung. Falls Sie dennoch besonders ambitioniert ans Werk gehen wollen, sollten Sie unbedingt zahlreiche Tests vornehmen.

    Wenn Sie wirklich gründliche Tests dazu durchführen können, wie die Signatur in vielen unterschiedlichen E-Mail-Clients (Outlook, Apple Mail, Gmail) aussehen wird, ist das vollkommen in Ordnung – Sie sollten sich jedoch vergewissern, dass sie auch unter vielen unterschiedlichen Umständen robust bleibt.

  7.  Keine Aufzählungszeichen

    Aufzählungszeichen sehen je nach Client anders aus – was beispielsweise Gmail als Aufzählungszeichen interpretiert, unterscheidet sich von Outlooks Definition. Damit alle zufrieden sind, sollte auf Aufzählungszeichen komplett verzichtet werden.

    Wenn Sie ein Listenaussehen umsetzen möchten, sollten Sie verschiedene Zeilen in einer Tabelle verwenden.

  8.  Keine Animationen

    Vermeiden Sie Animationen in Signaturen. In Outlook und den meisten E-Mail-Clients in Firmen ist es nicht möglich, ein eingebettetes Video anzusehen – es sind noch nicht einmal animierte GIF-Grafiken darstellbar.

  9.  Inline-CSS verwenden

    Dieser Hinweis ist eher technischer Natur. Inline-CSS und E-Mail-HTML gehen Hand in Hand. Viele standardmäßige W3Schools-genehmigte Tags funktionieren nicht in Programmen, die zum Lesen von E-Mails verwendet werden.

    Stattdessen sollten Sie Inline-CSS verwenden. Wenn Ihnen die technischen Kenntnisse fehlen, verwenden Sie einen speziellen Signatureditor, der automatisch Ihr Design in Code umwandelt, der diese Regeln berücksichtigt.

  10.  Keine HTML-Kurzschreibweise

    Aus dem gleichen Grund wie oben sollten Sie keine HTML-Kurzschreibweise verwenden. Viele E-Mail-Plattformen erkennen bestimmte Kurzbefehle, die Sie vielleicht gewohnt sind, nicht.

    Diejenigen von Ihnen, die keine Entwickler sind, sollten deshalb kein direktes Marketing-E-Mail-CMS oder Word zum Erstellen ihrer Vorlage verwenden – stattdessen sollte ein Tool genutzt werden, das speziell für E-Mail-Signaturen entwickelt wurde.

  11.  JPEGs verwenden

    PNGs sind für E-Mails nicht angemessen. Das mag dem widersprechen, was Sie über das Web gelernt haben – natürlich, denn dies ist ja auch keine Webseite, sondern eine E-Mail.

    Sie sollten in E-Mails unter nahezu allen Umständen JPEG- und GIF-Bilder anstelle von PNG-Dateien verwenden. Vergessen Sie außerdem nicht, das Tag ‘-nosend-’ bei allen Bildern hinzuzufügen, damit diese korrekt in der E-Mail dargestellt werden.

  12.  Bildabmessungen begrenzen

    Verlassen Sie sich nicht einfach darauf, dass das Bild die richtige Größe hat – legen Sie stattdessen im HTML-Code genau fest, wie hoch und breit es sein darf. Tun Sie dies nicht, kann es vorkommen, dass es in Outlook seltsam dargestellt wird.

    Erneut der Hinweis an Leser ohne HTML-Kenntnisse: Verwenden Sie lieber kein Web-CMS oder Word, um Ihre Signatur zu erstellen – leider funktioniert das nicht.

  13.  Ausgewogenheit

    Bilder sollten nicht das dominierende Element sein, d. h. sie sollten nicht zu groß, zu aufdringlich oder zu zahlreich sein. Der eigentliche Inhalt der E-Mail sollte nicht von der Signatur in den Hintergrund gedrängt werden. Es ist schwierig. Jede E-Mail ist anders: Was bei einer textlastigen E-Mail gut aussieht, wirkt unter einem einzelnen Satz möglicherweise unpassend.

    Verwenden Sie eine andere Signaturdarstellung bei Antworten. Die erste E-Mail in einer Konversation kann länger sein, d. h. eine größere, auffälligere Signatur kann für einen professionellen ersten Eindruck sorgen. Bei Antworten sollten Sie dann eine einfachere, schlankere Anordnung wählen, die als Erinnerung fungiert und nicht auf Dauer aufdringlich ist.

  14.  Alt-Text nicht vergessen

    Vernachlässigen Sie den Alt-Text von Bildern nicht – man kann nie wissen, wo eine E-Mail landet, nachdem sie weitergeleitet wurde. Durch die Verwendung von Alt-Text kann jeder, der die E-Mail erhält, den Mauszeiger über ein Bild bewegen, um zu sehen, was es bewirkt. Ich habe bewusst den Ausdruck „bewirkt“ gewählt anstelle von „ist“, denn jedes Bild in Ihrer Signatur hat eine bestimmte Funktion.

    Der Alt-Text „Empfehlen Sie uns auf Facebook“ bei einem Social-Media-Link oder „Registrieren Sie sich für unsere Veranstaltung“ bei einem Banner zur nächsten Ausstellung können die Wirkung eines Symbols erklären. Ihre Links werden dadurch einladender.

  15.  Kurze Links

    Die meisten Links befinden sich hinter Bildern – sie stellen kein Problem dar. Wenn Sie jedoch sichtbare Links in der Signatur verwenden – z. B. 'Homepage: Exclaimer.com' bei den Kontaktdaten –, sollten diese so kurz wie möglich sein.

    Für viele Fälle bieten sich spezielle Dienste wie Bit.ly oder Ow.ly an. Wenn Sie einen Webadministrator haben, verwenden Sie eine kürzere URL und bitten Sie ihn darum, eine Umleitung einzurichten, die Besucher auf die eigentliche Seite weiterleitet – deren URL kann so lang sein, wie es nötig ist.

  16.  Gesetze beachten

    Sie sind nicht glanzvoll, aber das Gesetz – rechtliche Disclaimer sind in vielen Teilen der Welt Voraussetzung.

    So ist laut CAN-SPAM die Angabe der Anschrift in E-Mails erforderlich, und Circular 230 schreibt vor, dass gekennzeichnet werden muss, was ein Ratschlag und was eine Meinung ist. Informieren Sie sich über die für Sie geltenden Gesetze und was erforderlich ist, damit Sie sie einhalten können.

    Behalten Sie solche Vorschriften im Auge, und bleiben Sie auf dem neuesten Stand – man kann nie wissen, ob ein innovativer Service, den man auf einem neuen Markt anbietet, einen in neues rechtliches Territorium befördert.

  17.  Nicht verunsichern lassen

    Signaturen haben zwar ein enormes Potenzial, das heißt aber nicht, dass sie zwangsläufig viel Aufwand erfordern. Es gibt ein paar intelligente Methoden, mit denen Sie Ihre Signaturen handhaben können – ohne Ihre IT-Abteilung oder Kollegen mit Aktualisierungen, Änderungen, Korrekturen usw. zu belästigen.

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