Technisches

Exclaimer Cloud ist die marktführende Software, um Ihre E-Mail-Signaturen in Office 365 zentral zu verwalten. Es bietet Ihnen die gleichen Vorteile wie unsere Server-basierende Software, ist aber ausschließlich in der Microsoft Cloud Infrastruktur angesiedelt. Unsere Produktarchitektur verwendet bahnbrechende Technologie, die Ihnen eine neue Generation der E-Mail-Signatur-Verwaltung liefert.

Exclaimer ist sowohl für die Microsoft Deutschland Cloud als auch für die Microsoft Europa Cloud verfügbar. In der Deutschland Cloud bleiben Ihre Daten zu jedem Zeitpunkt in Deutschland und Sie erhalten das Höchstmaß an Sicherheit, Datenschutz und Compliance. Falls Sie über einen Office 365 Tenant in Europa verfügen, dann wird Exclaimer Cloud ebenfalls in den Microsoft Azure-Rechenzentren in Europa gehosted, um den effektivsten Datenfluss zu garantieren.

Exclaimer Cloud wurde zusätzlich mit dem Gütesiegel ‚Software hosted in Germany‘ ausgezeichnet. Das Siegel wurde vom Bundesverband IT-Mittelstand e.V. (BITMi) vergeben und bescheinigt, dass zusätzlich zu der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auch der deutsche Standard beim Datenschutz (BDSG) eingehalten wird.

  • Frankfurt
  • Magdeburg

Exclaimer Cloud und die ISO 27001:2013-Zertifizierung

Nicht nur die Microsoft Azure Server, auf denen unser Dienst gehostet ist, sind ISO zertifiziert, sondern auch unsere Software selbst ist mit der international führenden Norm für Informationssicherheits-Managementsysteme ausgezeichnet. Exclaimer Cloud ist der einzige Verwaltungsdienst für E-Mail-Signaturen weltweit, der eine ISO 27001 Zertifizierung erhalten hat. Die Zertifizierung deckt alle Aspekte der Informationssicherheit ab: beginnend bei Zugriffs- und Zutrittskontrollen zum System über organisatorische Aspekte bis hin zu Ausfallsicherheit und Notfallplanung. Die Norm fordert ein Risikomanagementsystem in allen sicherheitsrelevanten Bereichen und über alle Hierarchieebenen hinweg.

Wenn Sie weitere Informationen zu den von unserem Cloud-Dienst verwendeten Sicherheitsmaßnahmen wünschen, können Sie sich an ein Mitglied unseres Exclaimer-Vertriebsteams wenden.

So funktioniert es

Exclaimer Cloud ist extrem flexible und ermöglicht individuelle Konfigurationen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind:

  • Nur Server-Seite: Mit Hilfe von Connectoren wird der E-Mail-Fluss von Office 365 zu Exclaimers regionalen Azure Servern geleitet. Die Signatur ist dort hinzugefügt und wird dann zum Versenden wieder an Office 365 zurückgeleitet. Dadurch garantieren Sie Signaturen auf allen Endgeräten – einschließlich Smartphones, Tablets und Macs.
  • Nur Client-Seite: In dieser Konfiguration läuft der E-Mail-Fluss nicht über Microsoft Azure. Stattdessen wird ein lokales Programm installiert, das die Signaturen von Exclaimer Cloud zu dem Outlook-Client Ihrer Mitarbeiter sendet. Ihre Mitarbeiter können dann beim Erstellen der E-Mail zwischen den Signaturen auswählen, die Ihnen zugewiesen worden sind.
  • Client- und Server-Seite (Hybrid): E-Mails bekommen Signaturen in Outlook hinzugefügt und werden anschließend weiter zu Exclaimers regionalen Azure Servern geleitet. Damit können Ihre Mitarbeiter immer noch Ihre Signaturen auswählen und Sie stellen zudem sicher, dass Ihre Signaturen auf allen Endgeräten angewendet werden.

E-Mail-Signaturen werden im Signatures for Office 365-Portal gestaltet und verwaltet

Design email signatures with the Exclaimer Cloud drag-and-drop signature editor. Create multiple signatures and assign them to individual users, groups/departments or even assign a signature based on contact details such as a job title.

Erfahren Sie, wie Sie eine Signatur einrichten

E-Mails werden von allen internetfähigen Geräten gesendet

The email signatures will then be automatically downloaded to networked users’ Outlook client via an agent.

E-Mails werden von Office 365 an Azure weitergeleitet

Jede von Ihrer Organisation versendete E-Mail wird von Office 365 an einen der regionalen Azure-Server von Exclaimer weitergeleitet. Hier wird Signatures for Office 365 gehostet. Dies bedeutet, dass der Service in auf der ganzen Welt verteilten Microsoft-Datenzentren bleibt. Keine E-Mail verlässt also je die Microsoft Cloud-Infrastruktur. Im Wesentlichen ist es ein hochverfügbarer Azure-Service mit Lastenausgleich.

Signatures for Office 365 in Microsoft Azure

Unsere Cloud-Umgebung

  • Das Exclaimer Azure-Setup setzt auf Lastenausgleich, um einen einheitlichen Netzwerkdienst über unsere regionalen Azure-Server zu gewährleisten. Falls der Betrieb von einem Azure-Server beeinträchtigt ist, wird der Datenfluss umgehend über ein zweites Rechenzentrum in der gleichen Region geleitet.
  • Es wurden Vorkehrungen getroffen, um sicherzustellen, dass der Service für eine steigende Abonnentenzahl erweitert werden kann, um Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit aufrecht zu erhalten. Alle eingehenden Verbindungen werden über SSL-Zertifikate und TLS gesichert, die kontinuierlich auf Einhaltung aktueller Cloud-Standards überprüft werden.
  • Unsere Monitoring-Dienste sind rund um die Uhr im Einsatz und erfassen potentielle Service-Warnungen unmittelbar. Alle Informationen sind auf der Exclaimer Cloud Service Health Seite bereitgestellt. Außerdem können Sie sich im Anmeldungsverfahren für die Exclaimer Cloud registrieren, um Benachrichtigungen in Echtzeit per E-Mail oder SMS zu erhalten.
  • Exclaimer Cloud - Signatures for Office 365 verwendet modernste Tools und Technologien, um zu gewährleisten, dass der Dienst vollständig zur Verfügung steht. Aus Gründen der Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit befindet sich der Dienst in Gruppen mit Lastenausgleich. Netzwerk- und Anwendungs-Datenverkehr werden daher über eine Reihe verschiedener Server verbreitet.

Hört sich das gut an? Möchten Sie Exclaimer Cloud – Signatures for Office 365 ausprobieren?
Starten Sie heute Ihr 14-tägiges Probeabonnement.

Kostenloses Probeabonnement

Konzipieren Sie E-Mail-Signaturen aus einer professionellen Signatur-Vorlagenbibliothek und überlassen Sie diese Einzelpersonen und Gruppen/Abteilungen. Alle Daten entstammen Ihrem Office 365 Verzeichnis. Sie sind daher also 100 % genau, und Sie können einfach zusätzliche Elemente der E-Mail-Signatur wie Social Media-Symbole, Werbebanner und Haftungsausschlüsse verwalten. Außerdem können Sie Signaturelemente aktualisieren und die Änderungen in Echtzeit übernehmen.

Nutzer senden E-Mails via Office 365 von einem internetfähigen Gerät wie einem PC, Mac, Smartphone oder Tablet aus.

Von beliebigen Geräten, auch Mobilgeräten, senden

Jede gesendete E-Mail wird anhand eines Ausgangspunk-Connectors in Office 365 an einen der deutschen Azure-Server von Exclaimer weitergeleitet. Dabei handelt es sich um ein übliches Microsoft Office 365 Protokoll zum Konfigurieren des Mailflusses. Unsere Azure-Einrichtung ist für einen hochverfügbaren Service mit Lastenausgleich konzipiert. Da die Server in Deutschland sind, verbleibt der Service und Ihre Daten stets in deutschen Microsoft-Datenzentren. Keine Ihrer E-Mail verlässt je die Microsoft Cloud-Infrastruktur.

Microsoft Azure-Server weltweit
ISO 27001:2013-Zertifizierung

Signatures for Office 365 erkennt die eingehenden Nachrichten, ergänzt jede E-Mail um die entsprechende Signatur und leitet sie zum Senden zurück an Office 365. Es werden keine E-Mails in Ihrem Namen versendet, da dies nach wie vor über Office 365 erfolgt. Alle Daten werden sicher und gemäß den Standards der ISO 27001:2013-Zertifizierung verwaltet.

Signatures for Office 365

Wenn die Signaturen hinzugefügt wurden, leitet ein in Office 365 eingerichteter Endpunkt-Connector die E-Mails wieder zu Office 365 zurück. Signaturen werden nur einmal einer E-Mail hinzugefügt, da ein geschlossener Regelkreis zwischen Office 365 und der Microsoft Azure Infrastruktur besteht.

Die E-Mails werden wie gewohnt versendet, aber sind ab sofort mit einer professionellen Signatur ausgestattet. Die Signatur wird quasi auf die E-Mail „aufgestempelt. Die E-Mail einschließlich der Signatur kann in dem Ordner „Gesendete Elemente“ einsehen werden.

Hochwertige Signaturen werden zu allen E-Mails hinzugefügt

Erstellen Sie Ihre E-Mail-Signaturen mit dem Signatur-Editor per Drag-and-Drop. Legen Sie mehrere Signaturen an und weisen Sie diese an individuelle Benutzer, Gruppen und Abteilungen zu, oder sogar basierend auf bestimmten Elementen wie z.B. Berufsbezeichnung.

Ein Programm lädt dann die Signaturen in den Outlook-Client Ihrer Mitarbeiter.

Microsoft Outlook

Wenn ein Mitarbeiter eine E-Mail in Outlook erstellt, wird die zugewiesene Signatur automatisch mit den individuellen Kontaktangaben in die E-Mail eingefügt. Falls dem Benutzer mehrere Signaturen zugewiesen sind, kann dieser per Drop-Down-Menü in Outlook die gewünschte Signatur auswählen.

Microsoft Outlook