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Fallstudie: die Kurbel - Katholisches Jugendwerk Oberhausen gemeinnützige GmbH

die Kurbel suchte nach einer Lösung, um die E-Mail-Unterschriften für alle Mitarbeiter zentral zu konzipieren und zu verwalten. Für diese Aufgabe wählte sie Signature Manager Outlook Edition.

die Kurbel

Kunde

Land Deutschland
Branche Öffentlicher Sektor
Gegründet 1979

Herausforderung

Alle Mitarbeiter hatten ihre eigenen E-Mail-Signaturen erstellt, die nicht mit den Markenrichtlinien und QMS-Protokollen der Organisation konform waren. Man war zunehmend besorgt, dass sich dies auf den Markenruf von 'die Kurbel' auswirken könnte.

Lösung

Es wurde Signature Manager Outlook Edition implementiert und anschließend eine Firmensignatur entworfen, die einfach an alle Mitarbeiter verteilt wurde. Dies löste nicht nur das primäre Problem der Einhaltung der Markenidentität, sondern sparte zudem der IT-Abteilung viele Stunden Arbeitszeit, die sonst für eine manuelle Aktualisierung jeder einzelnen Mitarbeitersignatur erforderlich gewesen wäre.

die Kurbel - Katholisches Jugendwerk Oberhausen gGmbH ist ein katholisches Jugendwerk in Oberhausen im Ruhrgebiet. Als Anbieter unterschiedlichster sozialer Projekte und Maßnahmen hilft die Organisation Kindern und Jugendlichen bei allen Aspekten ihrer persönlichen Entwicklung. Dabei stellt sie die Unterstützung bereit, die ihnen am besten im Erwachsenenleben weiterhelfen wird. Ihr hervorragender regionaler Ruf beruht auf einem engen Partnernetzwerk aus Schulen, der Agentur für Arbeit, der Stadtverwaltung, lokalen Kirchen, Betrieben und Kammern.

Fokus auf Qualität

Jedes Unternehmen hat ein Image, für dessen Entwicklung und Pflege es oftmals große Summen Geld ausgibt. Dies umfasst Logos, Visitenkarten, Schriftarten und sogar Zeichen, um Aufmerksamkeit auf die Marke zu lenken, damit diese sich von anderen Firmen abhebt und eine einzigartige Identität aufweist. Bei 'die Kurbel' hatte man bereits Qualitätsmanagementsystem-Verfahren (QMS) implementiert, um sicherzustellen, dass jegliche Kommunikation einheitliche Markenelemente enthält.

Doch bei E-Mails, der meistverwendeten Kommunikationsform zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden, war die Markenidentität oftmals dem jeweiligen E-Mail-Verfasser überlassen. Das bedeutete, dass einzelne Mitarbeiter ihre eigenen E-Mail-Signaturen erstellten, ohne darauf zu achten, welches Image von 'die Kurbel' das jeweils verwendete Design vermitteln würde. Da so viele unterschiedliche Signaturen verwendet wurden, machte sich die Geschäftsführung ernsthaft Sorgen darüber, dass negative Auswirkungen auf den Markenruf der Organisation bestehen könnten. Und da man den Mitarbeitern erlaubte, ihre eigenen E-Mail-Signaturen zu erstellen, wurden schließlich sämtliche QMS-Verfahren komplett ignoriert, was natürlich nicht akzeptabel war.

Einheitlichkeit erforderlich

Es stellte sich heraus, dass zu viele IT-Ressourcen in Anspruch genommen werden müssten, um sämtliche E-Mail-Signaturen von Mitarbeitern manuell zu aktualisieren, und es gab keine Möglichkeit, um dieses Vorhaben effektiv firmenintern umzusetzen. Aus diesem Grund beschloss die IT-Abteilung, eine Lösung zu finden, bei der alle E-Mail-Signaturen im Unternehmen zentral verwaltet werden, ohne dass jede Workstation aufgesucht und eine manuelle Aktualisierung durchgeführt werden muss.

Wir entschieden uns für Signature Manager Outlook Edition, da sich diese Software am besten für die zentrale Verwaltung und Erstellung von einheitlichen E-Mail-Signaturen eignete.
David Bletgen Systemadministrator

Die IT-Abteilung von 'die Kurbel' bekam von der Geschäftsführung den Auftrag, eine Lösung für dieses Problem zu finden. Die folgende Recherche begann mit einer Suche nach auf dem Markt erhältlichen Softwarelösungen für E-Mail-Signaturen. David Bletgen, Systemadministrator bei 'die Kurbel', fand Signature Manager Outlook Edition online und beschloss, sich direkt an Exclaimer zu wenden, um mehr über die Funktionen des Produkts zu erfahren. Nach einer umfassenden Demonstration lud er eine 30-Tage-Testversion der Software herunter, um diese in der IT-Umgebung von 'die Kurbel' zu testen und somit zu sehen, ob sie die E-Mail-Signatur-Probleme der Organisation lösen würde.

Schon bald erkannte er, dass die Software alle Anforderungen und noch mehr erfüllen würde. „Signature Manager Outlook Edition ermöglichte unserer IT-Abteilung zum ersten Mal die zentralisierte Verwaltung sämtlicher E-Mail-Signaturen“, erklärt Bletgen. „Wir konnten eine einzige Signatur für alle Mitarbeiter erstellen und diese einfach von einer Workstation aus verteilen. Der laufende Betrieb wurde auf keinste Weise unterbrochen und wir konnten innerhalb von 30 Minuten nach dem anfänglichen Download die neue Signatur bereitstellen.“ Zudem betont er, wie benutzerfreundlich die Software ist, die seiner Meinung nach auch von jemandem ohne spezielle IT-Kenntnisse genutzt werden kann.

Von vielen Signaturen zu einer einzigen

Mit der Implementierung von Signature Manager Outlook Edition konnte die IT-Abteilung von 'die Kurbel' ein schwerwiegendes Problem schnell und effizient lösen. Es ist nicht erforderlich, dass Mitarbeiter ihre eigenen E-Mail-Signaturen erstellen, und die Einrichtung von Signaturaktualisierungen nach Bedarf ist unkompliziert. Als zusätzlichen Bonus konnte die IT-Abteilung viele Arbeitsstunden sparen, die sie sonst für die manuelle Aktualisierung von Signaturen bei jedem Mitarbeiterrechner benötigt hätte.

„Jetzt da alle Mitarbeiter über die gleiche E-Mail-Signatur verfügen, müssen wir uns keine Sorgen mehr um einen unterschiedlichen Markenauftritt bei der Geschäftskorrespondenz machen“, so Bletgen abschließend. „Die Marke 'die Kurbel' macht einen wichtigen Teil des Rufs der Organisation aus, d. h. man kann in der Tat sagen, dass die Geschäftsführung sehr glücklich mit Signature Manager Outlook Edition ist. Ich persönlich finde, dass die Zusammenarbeit mit Exclaimer fantastisch ist, und kann jedem die Software empfehlen!“

Wenn Sie daran interessiert sind, dass Exclaimer auch Ihre Erfolgsgeschichte veröffentlicht, kontaktieren Sie bitte das Exclaimer-Marketingteam unten.

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